Praca biurowa – rodzaje

Stanowiska biurowe

Obowiązki w pracy biurowej będą się różnić w zależności od tego, jakie pracownik zajmuje stanowisko. W biurze pracę znajdą specjaliści do spraw obsługi klienta, recepcjoniści, asystenci zarządu, referenci, dyrektorzy administracyjni, office managerowie, księgowi, specjaliści do spraw zakupu, archiwiści. Każde z wyżej wymienionych stanowisk wymaga innego przygotowania, np. pod względem wykształcenia. Niezależnie od zajmowanej pozycji pracownicy biurowi powinni być obdarzeni pewnymi podobnymi cechami.

Praca w biurze – dla kogo?

W pracy biurowej dużą rolę odgrywają tak zwane umiejętności miękkie, czyli komunikatywność, kreatywność, innowacyjność, umiejętność wykonywania obowiązków według ściśle określonych procedur oraz doskonałe zarządzanie czasem pracy.

Praca biurowa wymaga również szybkiego uczenia się. Zatrudnione osoby powinny być skrupulatne, ambitne, wykazywać chęć do podejmowania nowych wyzwań i podnoszenia kwalifikacji.

W związku z tym, że często w pracy trzeba nawiązywać relacje z klientami, ważna jest również wysoka kultura osobista.

Obowiązki i wymagania

Przeglądając ogłoszenia o pracę pod hasłem administracja biurowa, najczęściej pojawiającymi się wymaganiami są:

• znajomość języków obcych,
• obsługa komputerów, edytorów tekstu, arkuszów kalkulacyjnych,
• obsługa urządzeń biurowych (kserokopiarka, skaner, faks, niszczarka).

Przedsiębiorcy często szukają osób z wyższym wykształceniem, chociaż nie zawsze jest ono konieczne. Jak już wcześniej wspomniano, pracownicy biurowi powinni posługiwać się językami obcymi. Najczęściej wymaga się angielskiego. Inne języki będą dodatkowym atutem, zwłaszcza jeżeli firma, do której kandydaci aplikują, współpracuje z wieloma zagranicznymi kontrahentami.

Do głównych obowiązków pracowników biurowych należą:

• zarządzanie obrotem dokumentów,
• kontakty z kontrahentami,
• archiwizacja dokumentów,
• zaopatrywanie biura w środki czystości chemicznej oraz artykuły biurowe,
• nadzór nad dobrym stanem urządzeń biurowych,
• organizacja spotkań,
• przestrzeganie zasad BHP,
• zachowanie porządku i czystości w miejscu pracy,
• obsługiwanie poczty tradycyjnej oraz elektronicznej.