Sekretarz

Warunki pracy

Warunki pracy

·         duże obciążenie narządu wzroku związane z pracą przy monitorach komputerowych,

·         praca przy komputerze w pozycji siedzącej wymagająca wysiłku statycznego,

·         częsty i bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym,

·         wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem akt i dokumentacji,

.         budynek Urzędu dostosowany do poruszania się dla osób na wózkach inwalidzkich, budynek jest wyposażony w windę, która jest przystosowana do wózków, posiada przyciski sterujące z alfabetem Brail’a oraz moduł komunikacji głosowej. Na każdym piętrze budynku znajduje się toaleta dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową. Wejście do budynku głównego jest możliwe bezpośrednio z poziomo gruntu, przez automatyczne drzwi rozsuwane. Przy wejściu głównym wyznaczono jedno miejsce parkingowe dla osób ze szczególnymi potrzebami

Zakres zadań

• Prowadzi sekretariat Urzędu, przyjmuje korespondencję wpływającą do Urzędu za pośrednictwem: poczty elektronicznej, telefaksu i bezpośrednio do sekretariatu oraz z kancelarii, rejestruje pisma i sprawy w komputerowym systemie obiegu dokumentów, przekazuje referentom sprawy zadekretowane dokumenty, przyjmuje dokumentację od referentów spraw, kompletuje, przedkłada do podpisu.
• Przekazuje pracownikom Urzędu polecenia, ustalenia, zarządzenia i komunikaty oraz prowadzi ewidencję kontroli.
• Zapewnia obsługę organizacyjną narad, konsultacji i spotkań z przedstawicielami urzędów oraz przedsiębiorców, w tym współuczestniczy w przygotowaniu prezentacji i opracowań, udziela informacji.
• Prowadzi, przechowuje i przygotowuje do archiwum zakładowego dokumentację sporządzoną na stanowisku pracy.
• Prowadzi sprawy związane z ewidencjonowaniem i rozliczaniem bloczków mandatowych, nakładanych przez pracowników urzędów górniczych grzywien w drodze mandatów karnych za wykroczenia.
• Ewidencjonuje sprawy w teczkach i segregatorach, w tym również rejestruje wypadki i niebezpieczne zdarzenia zaistniałe w zakładach górniczych oraz przeprowadzone kontrole.

Wymagania niezbędne

• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej oraz kompetencji organów nadzoru górniczego, a także ogólna znajomość procedur administracyjnych,
• znajomość w niezbędnym zakresie ustaw: o służbie cywilnej, o pracownikach urzędów państwowych, o ochronie informacji niejawnych i Kodeksu pracy,
• umiejętność obsługi komputera w zakresie edytora tekstowego i arkusza Excel,
• skuteczna komunikacja
• asertywność
• samodzielność i inicjatywa
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe